Concediul managerului devine o problemă doar atunci când toate deciziile trec, în mod obișnuit, prin aceeași persoană. O echipă pregătită are un înlocuitor numit, praguri clare pentru ce se poate decide fără consultare și o listă a lucrurilor aflate în desfășurare. Pregătirea durează câteva ore, împărțite pe două săptămâni, și reduce aproape complet telefoanele primite în timpul liberului.
De ce se blochează o echipă în concediul managerului?
Echipa se blochează în concediul managerului pentru că nu știe ce are voie să decidă, nu pentru că nu ar ști ce are de făcut. Oamenii amână alegerile mărunte de teama de a greși, iar întrebările se adună până la întoarcere. Cauza obișnuită este o delegare informală: sarcinile au fost împărțite, dar autoritatea de a hotărî a rămas nescrisă.
Un al doilea motiv este informația ținută în minte. Un client care așteaptă un răspuns, un furnizor cu o întârziere anunțată sau o promisiune făcută verbal rămân invizibile pentru restul echipei dacă nu sunt notate undeva.
Cine ține locul managerului și cu ce autoritate?
Locul managerului îl ține o persoană numită explicit, anunțată echipei și partenerilor interni, care primește în scris lista deciziilor pe care le poate lua singură. În echipele mai mari, responsabilitatea se poate împărți pe domenii: un coleg pentru clienți, altul pentru operațiuni. Varianta „se descurcă toată lumea” nu funcționează, pentru că fiecare presupune că altcineva va hotărî.
Perioada de absență este și un bun exercițiu de dezvoltare. Colegii care au potențial de conducere exersează decizii reale, iar observațiile din aceste săptămâni pot intra în planificarea succesiunii în companie.
Ce praguri de decizie se stabilesc înainte de plecare?
Pragurile de decizie se stabilesc pe trei niveluri: ce decide echipa singură, ce decide înlocuitorul și ce justifică un mesaj către managerul aflat în concediu. Cu cât lista este mai concretă, cu atât scad întrebările.
| Nivel | Exemple de decizii | Cine hotărăște |
|---|---|---|
| Operațional | Reprogramarea unei sarcini, răspunsuri standard către clienți, mici cheltuieli din bugetul aprobat | Membrul echipei responsabil |
| Tactic | Schimbarea unui termen intern, alocarea unui om pe alt proiect, o reclamație obișnuită | Înlocuitorul numit |
| Excepțional | Pierderea unui client important, un incident de siguranță, o cheltuială peste plafon, o problemă cu un angajat | Managerul, contactat pe un canal convenit |
Pentru nivelul excepțional se alege un singur canal, de exemplu un apel telefonic, și se precizează că mesajele scrise obișnuite nu vor primi răspuns. Regula protejează atât concediul, cât și autoritatea înlocuitorului.
Ce conține documentul de predare?
Documentul de predare conține tot ce există doar în mintea managerului și ar putea fi cerut în lipsa lui. O pagină sau două ajung, de regulă.
- Lucrurile în desfășurare: fiecare cu stadiul, următorul pas și persoana de contact.
- Termenele din perioada absenței: rapoarte, plăți, livrări, ședințe la care cineva trebuie să participe.
- Promisiunile făcute: ce s-a convenit verbal cu clienți, furnizori sau colegi din alte departamente.
- Accesurile: cine poate aproba în sistemele interne și unde se găsesc documentele.
- Situațiile delicate: un client nemulțumit sau o negociere în curs, cu poziția deja comunicată.
Procedurile repetitive, dacă sunt deja scrise, nu mai trebuie explicate separat; firmele care obișnuiesc să își documenteze procesele repetitive au aici un avantaj clar.
Când începe pregătirea și cât timp cere?
Pregătirea începe cu aproximativ două săptămâni înainte de plecare, pentru ca înlocuitorul să ia deja câteva decizii cât timp managerul este încă prezent. În ultima săptămână managerul doar observă și corectează, fără să preia înapoi sarcinile. Ziua de dinaintea plecării se folosește pentru o discuție scurtă de predare, de 30–60 de minute, nu pentru închiderea în grabă a tot ce a fost amânat.
Principiile sunt aceleași ca la orice delegare de durată, descrise pe larg în articolul despre încrederea în echipă și arta de a delega.
Cum se face reluarea după concediu?
Reluarea se face printr-o discuție cu înlocuitorul în prima zi, înainte de citirea tuturor mesajelor acumulate. Înlocuitorul prezintă deciziile luate, problemele rămase deschise și ce ar schimba la pregătirea următoarei absențe.
Deciziile luate corect în limitele stabilite nu se anulează, chiar dacă managerul ar fi ales altfel. Contrazicerea lor după întoarcere transmite echipei că autoritatea delegată a fost doar formală, iar la următorul concediu întrebările revin. Observațiile se fac separat, ca învățare, iar pragurile se ajustează acolo unde s-au dovedit prea strânse sau prea largi. Echipele care trec de câteva ori prin acest exercițiu ajung să funcționeze similar cu o echipă de lideri care susține afacerea, iar absența managerului devine o situație obișnuită.
